Dans un univers au sein duquel la concurrence est de plus en plus rude, perdre un appel se résume à la perte d’un client. C’est une chose comprise par plusieurs entreprises. Et pour faire face à cet état de choses, elles optent pour la personnalisation de leur standard téléphonique professionnel.
Zoom sur le standard téléphonique
Le standard téléphonique est un ensemble de solutions dédiées à la communication. Cet outil permet de gérer et acheminer les appels. Par son biais, les entreprises ne perdent plus aucun appel de leur prospect. Il facilite également la communication externe à travers l’échange avec les clients, les partenaires et les fournisseurs ou une communication interne entre les collaborateurs.
Dans un cas comme dans l’autre, il intègre des fonctionnalités intéressantes et utiles pour une meilleure relation client. Vu ses multiples atouts, davantage d’entreprises l’adoptent pour gérer et orienter les appels. Néanmoins, pour tirer le meilleur parti du standard téléphonique, il est indispensable de définir un bon message téléphonique d’accueil.
Le message d’accueil : est-il réellement important ?
La clé d’une bonne conversation téléphonique avec un client réside dans le message d’accueil. Pour capter et retenir l’attention de votre interlocuteur, c’est sur cet élément qu’il faut jouer. C’est à travers ce contact que le client se fait sa première impression de votre entreprise.
Sans le moindre doute, s’il n’est pas satisfait, la probabilité de le revoir serait de zéro. En clair, cet accueil représente un point stratégique de la relation client. Il s’agira donc de véhiculer la première bonne impression dès la prise de contact pour créer un impact positif sur l’image de marque de votre enseigne.
Conseils pour faire un bon message d’accueil
Le message d’accueil du standard téléphonique de votre entreprise doit être chaleureux pour créer un environnement de confort entre lui et votre entreprise. À cet effet, il est conseillé d’adopter un ton à la fois naturel et enjoué. À l’évidence, un ton agressif ou triste fera fuir vos prospects ou clients.
Il faut en conséquence que chaque personne qui contacte votre entreprise par téléphone puisse percevoir le sourire à travers la voix qui l’accueille. Ceci traduit votre joie pour le contact qu’il a établi et démontre que vous êtes ravi de lui porter assistance. Ce climat de confiance que vous instaurez est la base d’une relation constructive et de confiance.
Vous pouvez ensuite choisir une musique d’attente. Celle-ci ne fait pas d’adoucir les mœurs. Il est prouvé qu’elle favorise une meilleure expérience client. La musique d’attente à définir doit être liée à la fois à l’ADN de votre entreprise et à son image de marque. Par ailleurs, il est possible de diffuser des messages d’informations aux interlocuteurs.
Selon un planning défini, vous pouvez également configurer les appels entrants de sorte qu’ils soient acheminés vers des services dédiés pour une réception automatique. Outre ces aspects, il faut garder à l’esprit que le message d’accueil doit être original et répondre aux besoins de vos prospects et clients.
En somme, le message téléphonique est l’un des éléments importants de votre standard téléphonique. Il faudra qu’il reflète le professionnalisme tout en apportant une amélioration à l’image de votre entreprise afin de créer la bonne impression pour tous vos appelants.
